外贸跟单员的工作内容是什么？

外贸跟单员的工作内容

1. 外贸交易前的准备阶段

此阶段外贸跟单员的主要工作是产品供应商(外贸产品生产企业)的开发,以及新产品的开发。这项工作主要出现在无自有工厂的外贸企业中,也有可能出现在自身生产能力不足的工贸一体型外贸企业中。

供应商开发实际上是外贸企业的一个常态性工作,目的是找到更好的货源,或促进供货渠道之间的竞争,以获得更有优势的供货价格、质量或服务等。由于外贸跟单员经常和工厂打交道,对工厂业务比较熟悉,因此有的外贸公司会将这项工作交给外贸跟单员做。考虑产品供应商的质量直接影响外贸公司的业务,因此公司总经理、外贸业务员等也会涉及这项重要的工作。

2. 外贸合同磋商与签订阶段

外贸合同磋商与签订阶段的主要工作由外贸业务员负责,外贸跟单员在此过程中起到协助作用(从招聘广告中可以看出,外贸跟单员在此阶段需要协助外贸业务员准备产品样品、产品资料等)。简单总结外贸跟单员此阶段的主要工作如下。

(1)准备磋商环节的产品样品。

(2)提供产品相关的各种技术数据、产品图纸、包装等信息。  (3)提供产品相关的测试报告等。

(4)提供从工厂获得的报价信息。

不难发现,外贸跟单员在此阶段的主要工作与产品相关,凡是与产品相关的信息或资料,若在合同磋商与签订阶段被需要的话,外贸跟单员都要协助提供。

3. 外贸合同履行阶段

由图1可以看出,在合同履行阶段,外贸跟单员的主要工作内容是备货,以及备货完成后的产品出货及出货后环节的跟踪或操作。如果将备货环节的工作内容细化,则可以分为根据外贸订单签订内贸生产合同(生产前),原材料采购跟单(生产初期),生产进度跟单、产品质量跟单、包装跟单(生产中期及尾期)等工作。

(1)根据外贸订单签订内贸生产合同。外贸跟单员首先要读懂并熟悉外贸订单的要求,并根据要求在已有合作的工厂中选择合适的供应商或寻找新的供应商签订内贸生产合同。    

(2)原材料采购跟单。外贸跟单员在备货环节的主要任务是按时、按质、按量交货,而原材料采购跟单是保证产品质量和进度的一个重要方面。

(3) 生产进度跟单。在生产过程中,外贸跟单员要对生产进度进行有效的跟踪,并及时处理生产中发生的影响进度的突发情况,以保证生产企业按时、按量交货。

(4) 产品质量跟单。产品质量跟单既是生产环节的重点跟踪内容,也是顺利完成外贸订单的关键。外贸跟单员要做好产品生产过程及产品检验等环节的质量监督与把关。

(5) 包装跟单。产品的包装一般由生产工厂采购,并在生产企业完成最后的包装工作,外贸跟单员要根据要求对包装质量及产品装箱作业操作等进行把关。

(6) 出货及出货后跟单。产品备好货后,外贸跟单员需联系货运代理安排出口运输,并对货物出货安排、出口报关报检、运输进度等进行跟踪,及时发现并协助处理过程中出现的问题。出货工作完成后,外贸公司的单证员会完成外贸订单履约的最后环节,包括结汇、退税等工作,外贸跟单员需对这些工作的完成进度进行跟踪。

4. 外贸合同履行后阶段

此阶段的主要工作内容除了任务一中提到的供应商管理与维护外,还可能包括外贸订单各种售后问题的处理,以及产品销售等情况的跟踪,目的是了解产品在国外的销售情况,以促进外贸跟单员对产品进行更好的把关。

需要指出的是,以上分析是对外贸跟单工作内容的一般分析,当涉及具体外贸公司跟单的实际工作时,会因公司的安排不同而有不同的工作分配。另外,当外贸跟单类型不同时,跟单的工作内容或侧重点也会有些许的差别。例如,前程、中程、全程跟单在业务跟踪内容上有一定的差别。本书在编写过程中,为保证知识的完整性,将以全程跟单为例来阐述。再如,外贸企业跟单员和生产企业跟单员工作侧重点,或某些工作环节的工作难度上会有一定差别。例如,相较一般外贸企业而言,足够大的生产型外贸企业一般自产自销,不需要寻找。