外贸寄样要注意什么？

外贸寄样要注意什么？

□ 寄样与样品确认

寄样方式一般采用快递 。 外贸公司对快递公司的选择一般有自己的偏好习惯 ，常用的有顺丰速运 、申通快递 、EM S ⋯ ⋯ 使用公司约定的快递公司可以得到及时殷切的服务 ，并且方便结账 ，一般采用签单月结的方式 。

跟单员寄送快递后要保留底单 ，作为出现意外情况时跟快递公司理赔的依据和查核物品运送情况的依据 。 寄送后及时通知客户查收并作出反馈 ，需要时将单据号和寄送时间告知客户 ，以确保客户及时查收并且及早给予确认意见 。

客户在批核样品过程中 ，跟单员要及时跟进 。 如果客户批复样品时间过长 ，可能会影响后续大货生产的交货时间 ，所以跟单员必须与客户进行有效沟通 ，及时掌握情况 ，促使客户及时回复 ，尽早给出确认意见 ，争取获得充足的大货生产时间 ，保证交货期 。

客户确认意见应以书面的形式通知 ，或者采用传真或者电子邮件等有记录可查的方式 。如果交货期紧急的订单 ，可以接受客户通过电话或者口头通知 ，但是必须请客户补充递交书面形式确认意见 ，即将送样通知单的批核结果栏里填写确认意见并寄回给跟单员 。 书面回复可以作为跟单和生产的依据 ，并且是大货验货甚至交涉理赔时的依据 ，跟单员应加以妥善保管。

客户一旦确认样品 ，跟单员应及时通知研发部门和生产部门 ，组织大货生产 。

■ 打样和确认过程是一个反复的过程

打样跟单的最终目的是使客户满意 ，认可所有样品 ，为下一步的大货生产在时间和质量上打好基础 。

■ 建立样品资料库／样品间

客户确认的样品 ，应建立样品资料库 ，将客户的原样及打出经客户确认的样品 ，集中统一存放 ，可以建立资料夹 ，按客户 、订单号 、样品编号（色号 、版号）进行汇集保管 ，同时将客户和样品确认书附在每一个订单的样品资料中 ，以方便查询检索 ，尤其是客户有追加订单的情况时 ，可以调出资料 ，直接进入生产阶段 ，提高生产效率 。

□ 样品资料库的建立 ，可以有多种作用 。

（１）防止样品丢失 、损失 ，达到安全保存的目的 。

（２）方便有关人员随时查阅 ，帮助研发人员研发 、改进产品 ，解决技术问题 ，提高跟单员的工作效率和准确性。

（３）样品库是外贸企业接单生产实践积累的成果 ，是企业实力的展现 ，可以提升企业形象。

（４）建立样品库 ，是客户在追加订单或者下订单时 ，方便查找以往的生产经验 ，督促下单 ，从而节省时间 、提高生产效率 ，提升企业竞争力 。