外贸新人常犯的经典错误分析

外贸新人常犯的经典错误分析

— 、下单错误

这个错误是新手和老手均会发生的错误 。 这样的错误 ，让人痛心疾首 、懊恼不已 ！业务员将客人的下单文件与我讨论 ，因为她不是很明白客人的装箱要求 。 由于美国客人所写的 ， 是非常典型的美国人逻辑思维方式 ，新手看不懂也属于正常 。 于是 ，我们就搞了一个头脑风暴 ，全体彻底讨论这个 CASE 。 事后 ，我想应该没有问题了 。 可是 ，事情总是给我们太多的意外 ！ 客人收到货物后 ，非常伤心 ——— 认为我们工厂伤害了他 ！ 起初收到他的投诉 ，我们还以为是他们挑剔 。 后来 ，仔细一查 ，才发现 ，原来给工厂的订单中 ，她居然把混装的要求 ，写成了“不要混装” ！ 这么好的客人 ，估计再也没有办法挽回了 ！

反思总结 ：克服文化差异 ，语言障碍 ，加强沟通交流 。 跟单过程中 ，重要事项如有不确定 ，跟单员需要跟客户沟通 。 比如包装要求有不确定时 ，需要跟客户确认自己的理解 。

二 、报关品名和海关编码

很多时候 ，新手是国际贸易专业出身 ，也学过单证的课程 ，于是总认为自己对这个问题很早就会操作了 。 更有新手认为 ，品名和海关编码都是自己定的 ，没有什么问题 。 ２００５ 年 ， 公司的业务助理未征求主管意见擅自填写海关编码 ，导致人民币 ６０００ 多元退税金额的损失 。 很多新人不知道为什么对报关品名有要求 ，最主要的原因是因为报关的品名必须与能开具的增值税发票中的品名要保持一致 ，对新手操作的单子 ，经常要与工厂商量更改发票名称的事情 ，为此不知道要无故花费很多的时间和精力 。

反思总结 ：海关 HS 编码还涉及是否要法定商检等 ，专业知识技能需要在实践中积累 ，

吸取资深人士的经验和教训可以少走弯路 。

三 、数字错误

在实际操作中 ，报关金额与交单的 INVOICE 金额时常会有所出入 ，这点相信大家都明白 。 新手在这点上如果没有概念 ，也情有可原 ，但是如果在制作单据的时候没有征求主管的意见 ，那么就是你的错误了 。 然而 ，在我的操作过程居然发生过非常低级的错误 ——— 我的助理将报关发票金额中的小数点往后多移了一位 ，即原先 １畅２ 万美金变成了 １２ 万美金 ，这将足足多用去我 １０ 万多的外汇额度 。

反思总结 ：作为外贸跟单员虽然职责巨大 ，更要牢记权力有限 ，树立重要决策在操作前先向主管汇报的职业习惯。 不擅做主张是优秀跟单员的又一重要特质 。

四 、忽略退税日期

目前的政策是出口之日起 ９０ 天内办理退税手续。 但是 ，实际操作中 ，很多货代会在 ２ 个月之后也无法把核销单和报关单退回公司 。 通常情况下 ，我们按照退单的品名指令工厂开票。 记得有一次 ，货代在出口 ８０ 天的时候才将单据退还我司 ，我们收到的时候已经是 ９ 月 ３０ 日 ，第二天就是国庆节了 。 最麻烦的是 ，工厂说月底的票已经开完了 ，只能等月初过了国庆节 ！ 庆幸的是 ，刚好因为国庆节 ，退税局的办理时间延后 。 总结 ：一个字“悬” ！ 时间只差了１ 天。

反思总结 ：全程外贸跟单员的工作职责不止是保质保量按时完成大货生产跟单 ，还要沟通协调货代 、单证和财务部门的工作 。 因为外贸跟单员就是这张订单的项目经理 ，为订单履行全程负责 。

五 、形式发票错误

由于和工厂关系紧密 ，此外 ，以工厂的名义更容易取得客人的信任 。 时常我们的业务员会以工厂的名字对外洽谈业务接单 。 有一次业务员在开具形式发票的时候 ，公司的抬头使用了工厂的名义 ，而在形式发票的银行信息中填写了自己公司（外贸公司）的账号和姓名 。事情的发展是 ，客人在他们的信用证中的受益人是工厂的名字 ，账号却是外贸公司的 。 结果 ，工厂货完成了 ，却迟迟不能发出 ，因为我们只能要求客人进行改证 ，耽搁了双方许多时间进行沟通和解释 。 同时 ，恰巧美国对该国进行制裁 ，客人只能从其他银行重新开证和更改受益人。

反思总结 ：在信用证结算方式下 ，形式发票信息往往是国外客户开具信用证的凭证 ，重要性不言而喻 ！ 外贸跟单员仔细核对形式发票 ，可以避免不必要的信用证改证 ，外贸跟单员仔细审核信用证 ，可以避免不必要的出货报关障碍导致延误交期 ，以及结算时因不符点造成经济损失。

六 、订舱错误

助手在安排出运货物订舱时 ，时常会忽略该订单是否需要转船 、是否直航 ，甚至会出现错误的船公司 。 具体的案例 ：某意大利客人的指定船公司是 BLUE ANCHOR 的船 ，下单后客人也把该船公司的联系方式以及提单的复印件传给我们 。 当我们电话联系船公司时 ，被告知这个电话原来是长荣的 ，现在搬迁了 。 因为助手不知道客人指定的船公司的中文 ，于是把长荣（EVERGREEN ）就默认为我们需要的船公司 ，因为 ，或许他也就知道长荣这一家船公司。 可是 ，事情发展总是那么的巧合 ！ 意大利客人居然和长荣也有约号 ，于是 ，以后订舱安排货运的一切事情都变得非常合乎常理 。 这个错误 ，一直到给客人确认提单时才发现 ！ 随后的一系列麻烦和补救措施就不在此赘述了 。

反思总结 ：外贸跟单员必须具备必要的专业英语知识技能 ，注重在实践中的积累 。 知之为知之 ，不知为不知 ，千万不要不懂装懂 ，马虎应付 ，造成后患 。 外贸跟单员最基本的职业素质之一是发现问题及时解决 ，解决不了及时向上级汇报 。 关键问题绝不擅自主张 。

七 、财务概念不清

新手时常会犯“糊涂” ，尤其面对财务问题的时候 。 其一 ，账目不清 ，有业务员助理居然将货款多支付 ８０００ 元给工厂 ，要知道总货款方才 ３２０００ 元 ，虽然该订单持续的周期为两个月 ；其二 ，该订单出口后 ，因为客人一部分是 T ／T ，一部分是 LC ，居然报关的时候又少报美元金额 ，从而导致开票的金额与公司银行的汇款金额不相符 。 那么 ，不开票的部分必须用私人账户支付 ，如此 ，就又涉及工厂不开票应退的税款问题 。

反思总结 ：原本简单的单子 ，在新手的操作下 ，就变得如此的五彩缤纷 ，麻烦不断 。 对财务的基础概念严重不明白 ，操作中粗心大意 。 麻烦往往是自己制造出来的。 外贸跟单员得学会选择做制造麻烦的人 ，还是解决问题的人 ！

八 、措辞模糊

新手总以为自己把问题说明清楚了 ，而事实是 ，工厂根本就没有明白你的意思 。 有业务员接到了澳大利亚的赠品订单 ，量小 ，３００００ 个促销用的无纺布袋。 业务员助理下单后 ，在合同附件中写道 ：“将袋子折好入箱” ——— 这个却为 ２０ 天后的交货埋下了严重隐患 ，因为 ，她根本没有与工厂说明如何折好 ！ 或许她也真的口头与工厂提及过包装的方式 ，但是 ，这样模糊的措辞最终给双方带来了不尽的麻烦 。 恰恰 ，客人要求的这种折法要花费许多的人力和时间 ，这直接导致了产品成本的上升和交货期的延误 。 双方也为此包装的说话 ，各执一词 。总结 ：优秀的外贸跟单员是能够预见问题 、控制局面的 。 如果外贸跟单员得过且过 ，模糊表达 ，词不达意就会埋下后患 ，必须养成严谨的语言风格和认真的做事风格 。

九 、盲从没有主见

新手做事 ，一般都会缺失自己的主见和思路 。 无论是与工厂交往 ，还是与客户谈盘 ，都会不由自主地跟随对方的思路去走 ，我们亦可以称之为“人云亦云” 。 这个问题的存在 ，是任何新手无法避免 ，也必须经历的阶段 。 刚入门的时候 ，当然是什么都不懂了 ，也只能做一个传译者或者传话筒了——— 将客人的要求 ，不折不扣地告诉工厂 ，或者就是将工厂的回复一字一句地答复给客人 。 这个问题是客观的 ，因为任何人的初期阶段都是门外汉 ，无法产生自己的理解和见解 。 为此 ，处在这个阶段的新手 ，一定要时刻反省自己遇到的任何事情 ，或者是领导交付的任何工作 ；同时 ，一定要留意同事们是如何处理相关问题的 。 假以时日 ，我们就必须根据自我的一种判断和思路 ，去与客人或者工厂交涉 ，讨论一些条款 、质量要求等等 。哪怕是一个电话 ，一个传真 ，首先一定要提醒自己“我要达到什么目的” ？ “我的要求是什么” ？ “我的底线是什么” ⋯ ⋯ 有这样的心理准备 ，就不会被别人牵着鼻子走路了 。

反思总结 ：外贸跟单是个实践性非常强的工作岗位 ，职业知识技能综合性强 ，理论知识的运用需要经验积累沉淀 ，才能做到跟单具备预见性 、及时性 ，做好沟通 。 一个卓越的跟单员可以预见订单问题 ，判断能否预控问题从而决定是否可以接单 ，在跟单过程中预见可能的问题 ，把控工作要领 ，及早准备下一轮工作 ，井然有序 。 跟单员的基本工作内容是围绕订单要求 ，沟通好客户与工厂 ，让订单执行顺畅运转 。 外贸跟单员不需要有能力解决所有问题 ， 但是需要及早发现问题的能力 ，对于无法解决的问题必须及时向主管汇报 ，这样就算尽到岗位本份。 外贸跟单员是客户和工厂的润滑剂和万向节 ，沟通技能非常重要 。 跟单有序的订单多是轻松履行的 ，外贸很好做 ，大家很高兴 ；跟单无序的订单造成的麻烦足够让人眼花缭乱 ，往往出乎人意料之外的 ，总之工厂不合作 ，客户不满意 ，结算不如意 ，外贸很难做 ！